Współczesne miejsce pracy. Kiedy biuro staje się prawdziwym centrum dowodzenia

Miejsce pracy zmienia się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, a pandemia dodatkowo przyspieszyła tempo tych zmian. Biuro przestało być wyłącznie przestrzenią do pracy, zbierającą w jednym miejscu pracowników. Stało się centrum koordynacji organizacji, sercem firmy, które umożliwia wykonywanie zadań zarówno na miejscu, jak i zdalnie. 

Model pracy hybrydowej, czyli świadczonej częściowo zdalnie, a częściowo w siedzibie firmy pojawiał się już wcześniej. Lockdown sprawił jednak, że coś, co czasami było traktowane jako benefit pracowniczy, teraz stało się koniecznością. Bez problemu poradziły sobie z tą zmianą firmy, które już przedtem zauważyły trend ku temu, by biuro stało się centrum dowodzenia organizacją. Aby wszyscy pracownicy mogli bez problemu wykonywać powierzone im zadania, niezależnie od tego, gdzie fizycznie przebywają, konieczne jest zapewnienie im niezbędnych narzędzi. Najważniejsza jest oczywiście infrastruktura informatyczna, która umożliwi całkowicie bezpieczną dla danych pracę online.

Jednocześnie szybkie tempo zmian wywiera presję na liderów, którzy muszą zrozumieć, jak rozwija się technologia i w jaki sposób wpływa ona na przestrzeń pracy. Istotne jest więc wyprzedzanie trendów, a nie tylko podążanie za nimi. Tym bardziej, że wchodzące na rynek młode pokolenia nade wszystko cenią sobie elastyczność pracy, ale też jakość otaczającej ich przestrzeni.

Biuro – ładne i dopasowane do zmieniających się potrzeb

W artykule opublikowanym na łamach ICAN Management Review (marzec 2021), pt. Nowe funkcje biur w normalności 2.0 pada teza, że powrót do biur, jakie znamy z czasów przed pandemii, jest w zasadzie niemożliwy. I należy się z tą tezą zgodzić.  Co nie oznacza, że pracownicy nie chcą wracać do biur. Owszem, wyrażają taką wolę, ale… nie wszyscy i nie na każdych warunkach. Według cytowanych w artykule badań opublikowanych przez CBRE i Grafton Recruitment pod koniec stycznia 2021 roku „większość pracowników (64%) jako docelowy sposób wykonywania obowiązków służbowych z chęcią wybrałaby model hybrydowy, zakładający pracę w biurze przez określoną liczbę dni w tygodniu. Wraz z osobami, które wolałyby pracować wyłącznie w biurze (10%), stanowili oni 74% badanych – znacznie więcej od 26% pracowników, którzy wybraliby – gdyby to było możliwe – model całkowicie zdalny”.

Jakie warunki powinno spełniać więc biuro, by ludzie zmęczeni pandemią i łaknący kontaktów, ale chcący też czuć się bezpiecznie, wrócili do niego bez obaw? Przede wszystkim ważne są wszelkiego rodzaju pomysły ułatwiające zachowanie bezpiecznego dystansu. Przestrzeń biurowa powinna być tak zaaranżowana, by w każdym momencie można ją było przemodelować. Mile widziane są więc wszelkiego rodzaju ścianki działowe, mobilne biurka, boksy zapewniające prywatność czy niewielkie sale konferencyjne potrzebne na czas burzy mózgów.

Świetne wytyczne ułatwiające projektowanie takiej przestrzeni zawiera przewodnik po standardach projektowania nowoczesnych powierzchni biurowych opracowany przez wspomnianą wcześniej firmę konsultingowo-doradczą CBRE.

Z raportu Workplace Evolution opublikowanego przez  Harvard Business Review wynika, że ​​78% kadry kierowniczej w przedsiębiorstwach uważa ​​wspieranie strategii nowoczesnego miejsca pracy za niezbędne. Jednak tylko 31% uważa, że ​​ich firma jest wystarczająco przyszłościowa, aby to zrobić.

Jak więc widać, biuro umożliwiać ma pracę na miejscu, ale przede wszystkim zapewnić także możliwość wykonywania pracy zdalnej osobom przebywającym poza nimi. Co jest ważne w takim przypadku  zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika? Wygodny i absolutnie bezpieczny dostęp do wszystkich firmowych danych. Najbardziej popularnym rozwiązaniem jest oczywiście VPN, czyli wirtualna sieć prywatna, w której dane przesyłane są szyfrowanym „tunelem” pomiędzy nadawcą i odbiorcą za pośrednictwem sieci publicznej. Transmisja może być kompresowana lub szyfrowana. Jednak zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest…

…Virtual Desktop Infrastructure, czyli  zdalny pulpit

Infrastruktura wirtualnych desktopów (Virtual Desktop Infrastructure, VDI) zapewnia użytkownikowi dostęp do zwirtualizowanej stacji roboczej, na której zainstalowane zostały wszystkie niezbędne aplikacje. Virtual Desktop Infrastructure to, mówiąc innymi słowami, „obraz” komputera umieszczony na serwerach w chmurze. Połączenie z takim chmurowym komputerem może być zrealizowane w zasadzie za pomocą niemalże dowolnego sprzętu. Nie ma znaczenia, z jakiego komputera korzysta użytkownik. W żaden sposób nie musi być on podobny do tego pozostawionego w biurze. Wszystkie zadania wykonywane są na stanowisku pracy przygotowanym w chmurze. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, by VDI uruchomić przez wspomniany wcześniej VPN.

Ważne jest to, że wirtualny desktop ma tylko jednego użytkownika i można go przypisać konkretnej osobie. VDI może być idealnym odwzorowaniem rzeczywistej stacji roboczej używanej  na miejscu w biurze, tyle że ulokowanej na wirtualnej platformie. Dla osób ceniących sobie personalizację ustawień to idealne rozwiązanie.

Użytkownik korzysta więc z pulpitu wirtualnego w taki sam sposób, w jaki korzystałby z pulpitu na fizycznie używanym przez niego komputerze, za to może to zrobić z dowolnego miejsca na świecie. Jedyny wymóg to wydajne i stabilne łącze internetowe. VDI zyskało na popularności w obecnych czasach, gdyż znakomicie rozwiązuje problem dostępu do firmowych danych, a w połączeniu z VPN także zapewnia ich pełną ochronę. Jednocześnie sprawdza się w przypadku firm prowadzących działalność z kilku odległych od siebie lokalizacji, tzw. ROBO (remote office/branch office).

Wirtualny pulpit jest narzędziem cenionym przez działy IT, gdyż ułatwia dbanie o bezpieczeństwo oraz komplementarność i integralność wprowadzanych danych. Wszystkie bowiem są przechowywane w jednym miejscu. Nie ma też problemu przesyłania bądź pobierania dużych plików. Są one otwierane i zapisywane bezpośrednio na serwerach, bez konieczności ściągania ich na dysk lokalny komputera. Warto również zadbać o to, by każda z osób w organizacji dysponowała wygodnym i wydajnym laptopem oraz akcesoriami, które ułatwią tak pracę zdalną, jak i tę na miejscu w biurze.

Skoro jesteśmy przy sprzęcie…

…to zastanówmy się, czego potrzeba osobie, która pracować będzie w modelu hybrydowym. Część pracy wykonywana będzie oczywiście na firmowych serwerach (np. dzięki wspomnianemu VDI lub fizycznej obecności w biurze), ale część odbywać będzie się lokalnie, na laptopie pracownika. Wielu producentów przygotowało specjalne linie biznesowe laptopów, uwzględniające „nomadyczny” charakter obecnej pracy. Mobilność użytkowników powoduje, że oczekują oni laptopa lekkiego, z wytrzymałą, błyskawicznie ładującą się baterią, małego, ale jednocześnie z dużym ekranem, wyposażonego w wyrafinowane funkcje bezpieczeństwa. Czy są urządzenia spełniające te, momentami zdawałoby się wykluczające się, wymagania? Owszem. Jednym z nich może być np. najnowszy Dell Latitude 9520. Przykład przemyślanej, lekkiej konstrukcji z wydajnym procesorem, ekranem typu Infinity Edge i wszelkimi możliwymi zabezpieczeniami chroniącymi dane (m.in. kamera na podczerwień, logowanie Windows Hello, technologia Intel Context Sensing). Błyskawiczne ładowanie baterii dzięki funkcji ExpressCharge daje swobodę podróżowania, podobnie jak funkcja ExpressConnect firmy Dell, która wykrywa najsilniejszy sygnał Wi-Fi i łączy się z nimi, co skutkuje utrzymaniem stabilnego połączenia z siecią.

Praca w centrum dowodzenia

Wygodny laptop chroniący dane i VDI to zestaw wręcz obowiązkowy. Jednak praca na miejscu, w biurze wygląda trochę inaczej. Dlatego warto pomyśleć o akcesoriach, które ją ułatwiają. Na znaczeniu zyskują np. stacje dokujące, dzięki którym nie trzeba wędrować z zasilaczem i które umożliwiają podpięcie laptopa do dodatkowego monitora. Osobom korzystającym stacjonarnie z dodatkowego monitora, a nawet dwóch przydać się może specjalny uchwyt na monitory, np. Dell Dual Stand – MDS19 – 482-BBCY.

VDI zapewnia też dostęp do aplikacji takich jak Microsoft Teams, Skype Room oraz Zoom Room, służących do obsługi różnego rodzaju połączeń online, zarówno tele-, jak i wideokonferencji. Każda organizacja ma jednak swoje własne system, charakterystyczne dla niej. Mogą być to programy typu CRM czy ERP, lub aplikacje produkcyjne albo księgowe. Ważne jest, by każdy z pracowników miał do nich pełen dostęp.

***

Organizacja miejsca pracy zgodne z trendem modern workplace oznacza nowoczesne podejście do przestrzeni, ale także samej organizacji pracy i odejście od typowej hierarchii organizacji w stronę organizacji turkusowych. Sprawdza się szczególnie w przedsiębiorstwach o rozproszonej strukturze (ROBO), z załogą pracującą w trybie zdalnym lub hybrydowym. Zastosowanie odpowiednich narzędzi oznacza nie tylko optymalizację kosztów, związanych z inwestycjami w infrastrukturę IT, ale także większe zadowolenie pracowników, co z kolei przekłada się na mniejszą rotację i mniejszy koszt ewentualnej rekrutacji. Współczesne biuro jest więc zdecydowanie czymś więcej niż tylko przestrzenią zastawioną biurkami z miejscem na ekspres do kawy. To coraz częściej prawdziwe centrum dowodzenia, nieraz z bardzo odległymi oddziałami.